Digitale Transformation: Einblicke von einem CEO

Die digitale Transformation umfasst die Integration digitaler Technologien in verschiedene Aspekte eines Unternehmens und verändert grundlegend die Art und Weise, wie es arbeitet und seinen Kunden einen Mehrwert bietet.

Heutzutage ist sie meiner Meinung nach unerlässlich, um die Effizienz zu steigern, die Kundenerfahrung zu verbessern und Innovationen zu fördern. Für wachsende Unternehmen ist die digitale Transformation notwendig, um wettbewerbsfähig und relevant zu bleiben.

Ich habe 2006 eine Firma für kundenspezifische Softwareentwicklung mit nur wenigen Mitarbeitern gegründet, und in den ersten Jahren war unser Wachstum relativ langsam. Es war ein familiäres Kleinunternehmen, in dem der CEO mit seinen Mitarbeitern im selben Raum saß und sich über alles im Unternehmen im Klaren war.

Als Softwareentwicklungsunternehmen haben wir uns immer darauf konzentriert, digitale Komponenten zu finden, um unsere Prozesse zu automatisieren, und nur selten gedruckte Formulare oder Papiernotizen verwendet. Stattdessen verwendeten wir elektronische Tabellenkalkulationen, um Finanzen zu verfolgen, und ein einfaches Projektmanagement-Tool, um Aufgaben zu verfolgen und Zeitberichte zu sammeln.

Wie viele Startups haben wir uns auf Standardsoftwarelösungen verlassen und geglaubt, dass dies der richtige und natürliche Weg ist, um mit der Digitalisierung zu beginnen. Als wir jedoch wuchsen, erkannten wir, dass kein einzelnes Boxprodukt zu unserem Geschäft passte. Schließlich müssen Sie, wie wir es getan haben, möglicherweise an einer maßgeschneiderten Lösung arbeiten, um ein Ökosystem zu schaffen, das perfekt zu Ihren Prozessen passt.

Während wir weiterhin neue digitale Komponenten implementierten, blieben die meisten Systeme teilweise oder vollständig getrennt. Dies erschwert den Erhalt von Support für Funktionen, die an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst sind.

Unsere Expansion auf mehrere Standorte weltweit markierte eine bedeutende Veränderung unserer digitalen Bedürfnisse. Unser Management wünschte sich eine einheitliche Sicht auf die Abläufe des Unternehmens. Die Gehaltsabrechnungsprozesse variierten, mit unterschiedlicher Anzahl an Feiertagen, Krankheitsurlaubsregelungen und Urlaubsrichtlinien in jedem Land.

Als unsere Mitarbeiterzahl wuchs, verursachten die unverbundenen Systeme, die für ein kleines Team ausgereicht hatten, Ineffizienzen und behinderten unsere Fähigkeit, das große Ganze zu sehen. Mit einem größeren Team wird es schwierig, unverbundene, unsynchronisierte Tools zu verwalten, was zu höheren Supportkosten führen kann.

Für uns wurde das erste Jahr von Covid-19 zum Wendepunkt. Da viele Mitarbeiter auf Remote-Arbeit umstellten, erkannten wir, dass unsere bestehenden digitalen Tools unzureichend waren. Wir erkannten die Notwendigkeit, ein einheitliches digitales Ökosystem zu schaffen, um unsere Remote-Mitarbeiter zu unterstützen und das Management mit Aufsichts- und Entscheidungsinstrumenten auszustatten.

Der Wechsel zu einem neuen digitalen Ökosystem erfordert hohe Anfangskosten, und Sie müssen wahrscheinlich kulturelle Widerstände überwinden. Unsere Lösung war ein modularer Ansatz, bei dem wir das neue System Stück für Stück entwickelten und nach und nach Drittanbieterlösungen durch maßgeschneiderte Lösungen ersetzten. Dieser Ansatz minimierte Störungen und verteilte die Kosten über die Zeit. Es war eine Entscheidung zwischen Investitionen in Personalabbau und Investitionen in Software. Wir haben uns für Letzteres entschieden.

Für andere, die einen modularen Ansatz in Betracht ziehen, konzentrieren Sie sich auf die kritischsten Bereiche, in denen die digitale Integration die unmittelbarsten Auswirkungen haben wird. Priorisieren Sie auf der Grundlage potenzieller Effizienzsteigerungen und Verbesserungen der Entscheidungsfindung. Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt, um das System zu testen und die Akzeptanz der Mitarbeiter zu gewinnen. Stellen Sie sicher, dass jedes Modul skalierbar ist und sich gut in zukünftige Systeme integrieren lässt, um die Entstehung neuer Silos zu vermeiden. Legen Sie klare Erfolgsmetriken fest und überprüfen Sie regelmäßig Ihre Fortschritte.

Die Vorteile des Umstiegs auf kundenspezifische oder fortschrittliche SaaS-Lösungen können erheblich sein. Wir haben festgestellt, dass wir Daten nahtlos zusammenführen konnten, was die Entscheidungsfindung und die betriebliche Effizienz verbesserte. Wir beseitigten Probleme bei der Währungsumrechnung und reduzierten den Verwaltungsaufwand, wodurch wir eine schlanke Personalstruktur beibehalten konnten. Die Entscheidungsfindung wurde schneller und genauer, was bei wichtigen Verhandlungen von unschätzbarem Wert war.

Einer der größten Vorteile war die Reduzierung menschlicher Fehler durch Automatisierung und Digitalisierung. Dies verbesserte unsere Professionalität und Wettbewerbsfähigkeit, insbesondere bei der Ermittlung der Ressourcenverfügbarkeit und der Festlegung von Preisen im Handumdrehen.

Während unserer digitalen Transformationsreise haben wir uns darauf konzentriert, häufige Fehler zu vermeiden. Wir haben eine klare Vision und Strategie entwickelt, um sicherzustellen, dass wir definierte Ziele und einen Fokus auf langfristige Ziele haben. Wir haben die Unterstützung des oberen und mittleren Managements gesichert und die Kommunikation mit Mitarbeitern und Stakeholdern priorisiert.

Wie können Sie eine klare Vision entwickeln? Beginnen Sie damit, die spezifischen Vorteile zu identifizieren, die Sie von der digitalen Transformation benötigen. Definieren Sie, wie digitale Lösungen wichtige Schwachstellen in Ihren aktuellen Abläufen beheben können. Setzen Sie messbare Ziele, die auf Ihre umfassendere Geschäftsstrategie abgestimmt sind, wie z. B. Effizienz, Kundenerlebnis oder Innovation. Beziehen Sie Stakeholder frühzeitig ein, um sicherzustellen, dass Sie eine umfassende Vision haben, die die Bedürfnisse der gesamten Organisation erfüllt.

Um die Unterstützung des Managements zu sichern, demonstrieren Sie den potenziellen Return on Investment (ROI) und präsentieren Sie Fallstudien von ähnlichen Unternehmen, die ähnliche Veränderungen durchlaufen haben. Heben Sie hervor, wie die vorgeschlagenen Änderungen Ineffizienzen beheben und zu strategischen Zielen beitragen werden. Sorgen Sie für Transparenz mit regelmäßigen Updates, offenen Foren für Feedback und der Einbeziehung wichtiger Stakeholder in die Entscheidungsfindung.

Die Bewältigung des kulturellen Widerstands war ein weiterer wichtiger Schwerpunkt für uns. Wir haben die notwendigen Schulungen durchgeführt und Feedback-Mechanismen eingerichtet, um den Mitarbeitern zu helfen, sich an Veränderungen anzupassen. Wir haben auch daran gearbeitet, bürokratische Prozesse zu minimieren, die den Fortschritt verzögern könnten. Aus budgetärer Sicht haben wir uns auf eine realistische Kostenprognose konzentriert und die wichtigsten Funktionen priorisiert.

Um eine genaue Kostenprognose in Ihrem Unternehmen zu erzielen, verwenden Sie historische Daten, konsultieren Sie Branchenexperten und verwenden Sie Finanzmodellierungstools, um Ausgaben und ROI zu antizipieren. Teilen Sie die Transformation in Phasen auf und weisen Sie Budgets entsprechend zu, um sicherzustellen, dass jede Phase finanziell machbar ist.

Berücksichtigen Sie bei der Priorisierung von Funktionen eine schrittweise Einführungsstrategie, bei der Sie zuerst die dringendsten oder wirkungsvollsten Funktionen implementieren. Dieser Ansatz ermöglicht eine schrittweise Einführung, minimiert das Risiko und stellt sicher, dass kritische Aspekte der Transformation zeitnah angegangen werden.

Die digitale Transformation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Sie erfordert kontinuierliches Lernen, Flexibilität und einen ganzheitlichen Ansatz für das Management von Technologie und Menschen. Für jedes Unternehmen, das eine digitale Transformation in Erwägung zieht, rate ich, sich auf die Reise einzulassen. Sie mag herausfordernd und zeitaufwendig sein, aber die Belohnungen können die Mühe wert sein.